Les 8 Outils du Freelance Suisse Organisé

Vous êtes freelance en Suisse ? En tant que professionnel indépendant, vous portez plusieurs casquettes : vous exercez votre activité, bien entendu mais pas seulement ! Vous êtes aussi commercial, comptable, gestionnaire de paie, gestionnaire administratif, assistant de vous-même et bien plus encore…

Pour exercer toutes ces activités sans vous perdre, il existe différentes applications et outils que nous avons décidé de vous présenter aujourd’hui. Certains sont indispensables, d’autres sont de l’ordre du confort et pourront être remplacés par un tableau Excel ou une application gratuite (nous vous signalerons cela en avançant dans l’article !). 

Outil #1 : Une banque en ligne

carte de banque et laptop

Premier outil indispensable au freelance que vous êtes : un compte en banque pro auprès d’une banque en ligne fiable et efficace.

Plus encore, une banque en ligne où vous allez pouvoir suivre l’évolution de votre compte via une application et faire des opérations (virements, retraits, transferts, prélèvements) sans difficulté.

S’il n’est pas obligatoire légalement d’avoir un compte professionnel en tant que freelance en Suisse, nous vous le recommandons de manière à gérer vos dépenses et vos rentrées professionnelles sur un même compte, à part de vos dépenses privées : ce sera plus simple pour vous pour faire vos comptes et suivre vos revenus.

En mars dernier, nous vous proposions un comparatif complet et précis des différentes solutions de banques en ligne disponibles en Suisse. Nous vous invitons à vous y reporter pour sélectionner celle qui vous conviendra le mieux en fonction de votre activité et de votre chiffre d’affaires annuel.

À noter : si vous êtes frontalier et/ou non résident suisse, il n’est pas forcément nécessaire d’ouvrir un compte en Suisse pour exercer dans notre pays.

Notre préférence se porte sur la néobanque suisse qu’est Zak, mais si vous n’avez pas besoin d’un IBAN Suisse, vous pouvez aussi considérer N26 Business, Revolut Business ou Qonto, par exemple.

Outil #2 : Un CRM

dominos

Un CRM (en version longue : un Customer Relationship Manager) est une solution logicielle qui permet de gérer votre relation client.

Vous pouvez y indiquer les coordonnées de vos prospects, puis de vos clients, noter les montants des affaires en cours de signature et validées, suivre la facturation et ainsi de suite. 

Si vous pouvez tout à fait vous satisfaire d’un beau tableau Excel dans un premier temps, cet outil est un plus quand vous commencez à avoir beaucoup de clients et des relances à faire, régulièrement, pour relancer votre activité. 

Une fois n’est pas coutume : nous vous avons aussi proposé un article sur les solutions CRM gratuites disponibles en Suisse, récemment. Nous vous recommandons de le découvrir pour sélectionner celui qui conviendra le mieux à votre pratique. 

Spoiler : nous aimons Hubspot pour une solution gratuite et plutôt complète, ainsi que la version gratuite de Capsule pour une solution simple et agréable à utiliser.

Outil #3 : Un logiciel de facturation

personne faisant des calculs

Nouvel outil essentiel pour gérer votre activité de freelance : le logiciel de facturation. C’est un logiciel qui va permettre d’éditer vos devis et vos factures en toute légalité (notamment en permettant le suivi des numéros de suivi et en ajoutant les mentions légales). 

Nous vous recommandons notamment Zoho Invoice (Ou même Zoho Books, comme nous allons le voir dans un instant) qui est assez facile à prendre en main et répond à la législation suisse pour l’émission des factures. 

Outil #3 bis : Un logiciel de comptabilité

Souvent liés aux logiciels de facturation, nous nous permettons de mettre un peu à part les logiciels de comptabilité. En effet, il n’est pas obligatoire d’avoir un logiciel de comptabilité si votre chiffre d’affaires annuel est inférieur à CHF100.000, si vous faites appel à une société de portage salarial ou si vous travaillez avec un expert comptable suisse. 

Certains comptables vous feront payer moins cher leurs services si vous avez déjà un système en place pour votre suivi de comptabilité. Nous vous invitons à consulter notre Guide de la comptabilité pour indépendant suisse. Il vous dira tout de vos obligations et des coûts induits par un expert comptable. 

Zoho Books est un logiciel de comptabilité adapté aux besoins des indépendants suisses et qui permet aussi d’émettre des devis et des factures. Il est gratuit si votre revenu annuel est inférieur à $50.000 (ou l’équivalent en CHF dans ce cas-ci) et il aura comme avantage de vous préparer à tenir votre comptabilité quand votre chiffre d’affaires augmentera.

Outil #4 : Un agenda connecté

application calendrier

Avoir un agenda en ligne est un must pour tout freelance. C’est pertinent pour votre propre organisation mais aussi si vous travaillez régulièrement avec d’autres professionnels.

En effet, ce type d’outils vous permettra de partager vos disponibilités en quelques clics. 

Nous vous recommandons simplement 2 solutions gratuites: Google Agenda ou Calendar (Apple). Google Agenda a l’avantage d’être plus universel.

Outil #4 bis : Un outil de prise de rdv

Si vous êtes un professionnel assez occupé, vous pouvez être tenté de prendre un outil qui permettra à vos clients de prendre rendez-vous en autonomie (en sélectionnant un créneau en ligne).

Cependant, nous vous mettons en garde contre ce type d’outil qui peut s’avérer être une fausse bonne idée!

En effet, si vous souhaitez que cet outil soit efficace, vous devez penser à bien le paramétrer en bloquant tous les créneaux horaires et journaliers où vous n’êtes pas prêt à ce qu’un rendez-vous ait lieu. Si vous n’avez pas cette rigueur, vous vous retrouverez certainement avec des rendez-vous calés à 10h du soir ou un jour où vous êtes dans le train, et vous devrez perdre du temps à le décaler. Pas top. 

Un outil comme Calendly permet de créer des rendez-vous type (suivi client, call 1h…) à proposer à vos clients et de gérer votre emploi du temps (disponibilités différentes en visio, en présentiel ou par téléphone, temps minimum entre les rendez-vous…).

Outil #5 : Un tracker de temps

sabliers

Les trackers de temps sont des outils intéressants mais pas indispensables. Ils vous permettent de calculer combien de temps vous passez sur une mission en particulier afin de mieux la facturer par la suite.

Vous pouvez simplement utiliser un chronomètre, mais des très bons outils en ligne existent et ils sont gratuits. Ces outils offrent aussi pas mal de fonctionnalités utiles telles qu’un historique et un système de filtres par projet ou client, par exemple.

Si vous facturez vos clients à l’heure, ces outils vous permettent aussi de leur envoyer un rapport détaillé afin de leur montrer exactement le temps que vous avez passé sur chaque étape du projet. C’est aussi un moyen de leur prouver la charge de travail s’ils estiment que vous avez facturé de trop.

Parmi les applications que nous apprécions : Toggl et Clockify (toutes les 2 gratuites). Ce sont aussi celles que vos clients auront sans doute l’habitude d’utiliser.

Outil #5bis : Un surveillant

Vous avez tendance à trop aller sur les réseaux sociaux ou sur votre téléphone pour vérifier vos mails pendant que vous réalisez vos missions. Nous aimerions porter à votre connaissance l’application Forest.

Cette application vous invite à vous engager à ne pas toucher votre téléphone pendant un temps que vous décidez (10 min, 30 min, 1 heure). Si vous tenez votre promesse, un arbre est planté dans votre forêt. Sinon, vous perdez. C’est ludique et ça peut vous empêcher de vous éparpiller !

Outil #6 : Une application de suivi de projet

personne utilisant trello

Au-delà des applications d’agenda pour gérer votre temps, vous pouvez être intéressé par des applications de gestion de projet pour cadrer votre activité.

Souvent pensées pour les grosses entreprises, ces applications sont pourtant essentielles pour les freelances. 

Nous voulons notamment vous présenter Asana et Monday qui sont pensées pour le suivi de projet et couplées avec un CRM.

Elles sont plutôt conséquentes et payantes

Mais ces applications payantes ne sont pas votre unique solution. Voici 3 alternatives gratuites:

  • Trello : bonne application pour visualiser des projets à long terme et collaborer
  • Notion : nouvelle application d’organisation et de prise de note toute-en-un
  • Jira : un peu plus technique que Trello il pourra être plus adapté à vos projets complexes (elle gère aussi la notion de tickets)

Ces 3 applications n’ont pas été développées spécifiquement pour la gestion de projet mais la gestion de projet est l’une des choses que l’on peut faire avec elle. L’avantage est qu’elles sont plus souples et peuvent s’adapter à vos besoins. Le désavantage est qu’elles sont plus souples et qu’il vous faudra définir vos besoins !

En toute honnêteté, Trello et Notion sont deux perles dont on ne peut plus se passer, une fois qu’on les a testé.

Outil #7 : Un Cloud

nuage neon

Avez-vous déjà rêvé (cauchemardé) de tout perdre ? Toutes vos données, toutes vos infos, tous vos fichiers ? En prenant un Cloud vous vous protégez d’une défaillance mécanique.

La cybersécurité est quelque chose qui vous inquiète ? Les clouds que nous allons citer proposent tous de nombreuses conditions de sécurité ainsi que des formules premium plus sécurisées. 

Si vous n’en avez pas encore, prenez le temps de choisir votre prestataire et surtout, de copier toutes vos informations.

Nous aimons particulièrement Dropbox, mais si vous possédez des produits Apple, considérez iCloud pour profiter de l’écosystème (pareil pour Android et Google Drive). Niveaux prix, Avec iCloud, par exemple, vous avez droit à 5Go de stockage gratuit et vous ne devrez dépenser “que” CHF1 par mois pour avoir 50Go.

Outil #8 : Les plateformes de freelance

personne contente assise par terre

Terminons par un dernier outil qui n’en est pas réellement un : les plateformes qui vous permettent de trouver des missions de freelancing !

Il en existe de plus en plus. Certaines sont spécialisées dans une activité (rédaction web, développement…), d’autres sont plus larges et s’adressent à tous les freelances, tandis que d’autres encore se veulent plus pointues. 

Les plateformes par activité

La liste qui suit n’est pas exhaustive. Nous voulions vous montrer que les plateformes se développent de plus en plus et qu’il en existe dans différents domaines : 

Les plateformes de freelance

Ces plateformes de freelance ne sont pas spécifiquement suisse mais vous pouvez trouver des missions pour vous : 

Les communautés

Enfin, n’oubliez pas de vous inscrire sur les groupes Facebook, Reddit, Discord de vos activités respectives ! Vous verrez certainement passer de nombreuses missions ! 


Le mot de la fin

En tant que freelance, vous avez assez d’activités et de casquette pour ne pas chercher à vous simplifier un peu la vie. Différents outils existent pour vous accompagner, à des prix plus ou moins accessibles. 

Cependant, n’oubliez pas : en tant que freelance, le temps est de l’argent et il est parfois plus pertinent d’utiliser un outil adapté payant plutôt que de perdre du temps sur un fonctionnement bancal. Enfin, si la multiplicité de vos tâches que vous exercez vous donne parfois l’impression d’oublier votre premier métier, n’hésitez pas à vous tourner vers la solution du portage salarial.

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